Eventplanung / Eventmanagement – viele Köche veredeln den Brei

Events sind große Erlebnisse. Damit die Besucher eine rundum gelungene Veranstaltung erleben können, sind umfangreiche Vorbereitungen und ein perfektes Eventmanagement nötig. Dabei ist es egal, ob es sich um ein Konzert, eine Messe, eine Konferenz oder ein Volksfest handelt. Denn jedes Event setzt sich aus einer Vielzahl von Arbeitsbereichen und Gewerken zusammen, die in der Gesamtheit den Eindruck bilden, den der Besucher in Erinnerung erhält. Dieser Eindruck soll natürlich besonders gut sein, denn der Besucher soll auch zur nächsten Veranstaltung kommen und möglichst weitere Gäste mitbringen. 

Eventplanung bedeutet, alles auf einen Punkt zu bringen. Es gibt einen unverrückbaren Termin, auf den zugearbeitet wird, und in dessen Vorbereitung jeder Arbeitsbereich zu jeder Zeit auf dem richtigen Arbeitsstand sein muss. Es müssen Genehmigungen eingeholt, Verträge geschlossen, die richtige Technik eingesetzt, das Programm gebucht, die gastronomische Versorgung gewährleistet, Werbung betrieben sowie für Service und Sicherheit gesorgt werden.

Keine Veranstaltungsplanung ohne Konzept

Die Veranstaltungskonzeption ist die Grundlage allen Handelns im Eventmanagement. In diesem Konzept wird definiert, welche Größenordnung das Event hat, welche Zielgruppen anzusprechen sind, mit welchen Maßnahmen die Ziele umgesetzt werden sollen und welches Budget dafür in Anspruch genommen wird.


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Gibt es einen Auftraggeber, so sind diese Grundlagen mit ihm abzustimmen. Denn im Prozess der Vorbereitung ist es dann nur noch schwer möglich, die inhaltliche Orientierung des Events zu verändern.
Aus der Eventkonzeption werden der Infrastrukturplan, der Produktionsplan, das Sicherheitskonzept und der Werbeplan inkl. Sponsoringkonzept entwickelt. Sofern nötig, gehört auch ein Verkehrskonzept dazu.

Die Location ist die „halbe Miete“

Nur in einer stimmigen Location kann eine Veranstaltung zum Erfolg werden. Das betrifft atmosphärische Fragen genauso wie die technischen Erfordernisse. Je besser eine Location für ein Event ausgerüstet ist, umso weniger aufwändig wird die Vorbereitung. In Konzerthallen und Messeparks ist man darauf eingestellt. Die Infrastruktur inkl. Parkplätze ist vorhanden, oft auch ein hohes Maß an speziell erforderlicher Technik. Wenn feste Verträge mit einem Caterer oder einer Security-Firma bestehen, muss der Veranstalter die Kooperationsbedingungen auch mit diesen verhandeln.
Wird die Location nur diskontinuierlich für Veranstaltungen genutzt, muss erheblich mehr Aufwand betrieben werden, z.B. auf Freilichtbühnen oder in größeren Restaurants. Oft ist es auch so, dass ein bestimmter Platz durch ein Event belebt werden soll. Dann ist der Veranstalter gefordert, die komplette Infrastruktur selbst aufzubauen, jegliche Ausrüstung zu liefern und ein passendes Service-Umfeld herzustellen.
Generell gilt: je bekannter die Location, desto sicherer ist der Erfolg.

Eventplanung Konzert

Ein Konzert stellt ganz besondere Ansprüche. Das beginnt damit, dass die Stars auf der Bühne definierte Anforderungen haben, deren Erfüllung der Veranstalter vertraglich zusichert. Nicht nur die konkreten Bühnenbedingungen sind davon betroffen, sondern auch die Unterbringung und Bewirtung der Künstler, Transfers, Security, die Medienpräsenz oder das Merchandising.
Im Mittelpunkt aber steht der Besucher. Er bezahlt schließlich viel Geld für seine Eintrittskarte und hat Anspruch auf ein besonderes Erlebnis. Das kann der Veranstalter nicht nur den Künstlern überlassen, obwohl sie natürlich die Motivation für das Publikum darstellen. Auch das Umfeld muss stimmen: Toiletten, Sauberkeit, Service, Sicherheit. Der Security kommt eine besondere Bedeutung zu. Ein Konzert finanziert sich nun einmal zum größten Teil durch Eintrittskarten und die Kontrolle muss konsequent, aber freundlich erfolgen. Zum anderen muss die Security während des Konzerts auf alle Publikumsbewegungen achten, Gefahrenmomente im Ansatz erkennen und im Ernstfall sofort zielgerichtet handeln können. Das betrifft Backstasge und Bühne genauso wie den Publikumsraum.

Eventplanung Messe

Bei einer Messe verschmelzen Bühne und Publikumsraum. Die Akteure agieren mitten im Publikum. Viele Aussteller sind mit speziellen Messeständen darauf eingestellt. Dazu kommen kleine Bühnen (manchmal auch eine große), Aktionspunkte und mobile Promo. Der Veranstalter muss all diese Anforderungen mit den Publikumswegen koordinieren. Es empfiehlt sich immer, Messen in dafür vorgesehenen Locations durchzuführen. Hier ist die Infrastruktur vorhanden und die Laufwege des Publikums sind standardisiert. Wenn ein Veranstalter die Messelogistik an einem anderen Ort selbst aufbauen muss, gerät er unweigerlich in größere Schwierigkeiten.
Die Aussteller sind ein Thema für sich. Der Veranstalter ist auf eine möglichst große Anzahl von Ausstellern angewiesen, denn nur die Vielfalt macht den Reiz einer Messe aus. Jeder Aussteller aber stellt das Eventmanagement vor immer neue Probleme, die innerhalb des vorgegebenen Rahmens und vor allem unter Zeitdruck gelöst werden müssen. Das Beste ist, den Kontakt im Vorfeld so eng zu halten, dass möglichst wenige „Überraschungen“ beim Eintreffen der Aussteller entstehen.